Правильное ведение кадровых данных в программе 1С:ЗУП очень важно. Иначе вы будете сталкиваться с частыми ошибками в документах и отчетах, например при . Многие отчеты из данной программы сдаются в контролирующие органы и ошибки здесь неуместны.
В этой пошаговой инструкции мы подробно рассмотрим процесс приему на работу сотрудника в 1С 8.3 ЗУП редакция 3.1.
В данном примере мы используем демонстрационную версию программы и выполняем все действия под учетной записью начальника отдела работы с персоналом. В зависимости от доступных пользователю прав, данный функционал может иметь другое место расположения или вообще быть недоступен.
Перейдем на начальную страницу и нажмем на гиперссылку «Новый сотрудник».
В открывшейся карточке справочника выберите организацию.
Помните, что в программе существует алгоритм разбивки данного поля на отдельные реквизиты: фамилию, имя и отчество. Он отделяет их друг от друга по пробелам. В случае двойной фамилии, ее необходимо указывать через тире без пробелов.
Справа от поля полного имени есть три гиперссылки:
Личные данные, сведения об образовании, семье, трудовой деятельности, страховании заполняются по соответствующим гиперссылкам вверху формы. При необходимости, вы так же можете прикрепить к карточке сотрудника файл, например, с его фото или скан — копиями документов.
Когда вы укажете все необходимые данные, нажмите «Записать и закрыть».
Справочник «Физические лица»
После создания сотрудника в программе 1С 8.3 ЗУП автоматически создался новое физическое лицо. Этот справочник находится в разделе «Кадры».
Физическое лицо и сотрудник – это разные вещи. Физическое лицо может не являться сотрудником.
Для одного элемента справочника физических лиц возможно существование нескольких сотрудников. Так заведено потому, что человек может работать в компании не только по основному месту работы. У него может быть несколько договоров, например, основной, совместительство и ГПХ.
Данный механизм реализован для того, чтобы в соответствии с законодательством НДФЛ считалось общее по всем местам работы для одного физического лица. Остальные же расчеты ведутся отдельно.
Например, в нашей организации работает сотрудник и это его основное место работы. Так же периодически ему переводятся денежные средства по договору ГПХ. НДФЛ должно начисляться общее (суммироваться по обоим договорам). Начисления же будут производиться отдельно. В программе будет одно физическое лицо и два сотрудника.
В связи с этим очень важно контролировать отсутствие дублей в справочнике физических лиц. В противном случае возможны нежелательные последствия с некорректностью расчетов и с налоговыми органами. К тому же, налоговые вычеты привязаны именно к физическому лицу.
Во избежание данных ситуаций при заполнении данных (например, ИНН) в карточке сотрудника, если программа найдет физическое лицо с такими же данными, она выдаст соответствующее сообщение.
При появлении дублей физических лиц обратитесь к администратору программы, чтобы он произвел объединение карточек с личными данными специальной обработкой.
Документ «Прием на работу»
Мы завели в программе нового сотрудника. Теперь переходим непосредственно к приему на работу сотрудника. Сделать это в 1С ЗУП 8.3 можно на начальной странице, в карточке сотрудника, либо через меню «Кадры».
В нашем примере мы будем принимать сотрудника из начальной страницы, так как там наглядно отображены те лица, которые не приняты на работу, что довольно удобно.
Для этого выделите созданного сотрудника в соответствующей таблице и нажмите правой кнопкой мыши. В контекстном меню выберите пункт «Оформить прием на работу».
В открывшемся документе некоторые поля заполнились автоматически. При необходимости откорректируйте их, а так же укажите подразделение и должность.
Если вы заполняете , то оплата труда подставится из него. Перейдем на соответствующую вкладку. Все верно, начисление заполнилось из позиции штатного расписания. Эти данные можно откорректировать.
Если вы не ведете штатное расписание, вкладку «Оплата» необходимо заполнять вручную.
Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 обладает технологическими преимуществами по сравнению с предыдущими редакциями. Она позволяет автоматизировать операции по кадровому учету, расчету заработной платы и подготовке «зарплатной» отчетности в соответствии с действующим законодательством. Как подготовиться к переносу данных из старых версий? Какие варианты переноса информации существуют, и какой из них выбрать? На что обратить внимание при начале работы с редакцией 3, и какие настройки нужно выполнить? Рассказывают эксперты 1С.
Почему необходимо перейти на редакцию 3
Прошло уже более 10 лет с момента выхода программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 2.5. За это время в законодательстве произошли изменения, которые невозможно было предугадать при проектировании этой версии: например, зависимость срока перечисления НДФЛ от даты фактической выплаты дохода. Усложнения требований к отчетам привели к тому, что архитектура программы редакции 2.5 оказалась уже недостаточно эффективной.
На смену ей разработана программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3. В ноябре 2016 года было принято решение о завершение поддержки старых редакций программ для расчета заработной платы в 2018 году. Пользователи были уведомлены об этом в информационном выпуске (письме) фирмы «1С» № 22222 от 18.11.2016.
Подготовка к переносу данных
Начинать переход на новую редакцию программы следует с обновления рабочей базы данных (далее - БД) до последней актуальной версии. Номер версии рабочей программы отображается в справке О программе (меню Справка - О программе ). Уточнить номер актуальной версии можно на портале 1С:ИТС по ссылке https://releases.1c.ru/total. Переносить данные может пользователь с полными правами. Для переноса данных необходимо знать расположение БД на диске (полный путь к базе данных), имя пользователя с полными правами и его пароль. Посмотреть каталог хранения БД можно в меню Справка - О программе .
Перед переносом рекомендуется «закрыть» месяц в редакции 2.5, то есть произвести все начисления и выплаты. Полезно максимально навести порядок в рабочей базе, для того чтобы минимизировать ошибки переноса: удалить помеченные на удаление объекты и разобраться с перекрестными ссылками на объекты, которые не удаляются. В режиме конфигуратора рекомендуется выполнить Тестирование и исправление в меню Администрирование . Не забудьте перед выполнением переноса запастись резервной копией рабочей базы редакции 2.5 (Администрирование - Выгрузить информационную базу ).
Затем нужно установить программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 с актуальной версией (узнать номер актуальной версии можно ).
Обратите внимание , что при установке программа сообщит требуемую версию платформы «1С:Предприятие 8.3». Убедитесь, что на компьютере установлена платформа «1С:Предприятие 8.3» версии, не ниже рекомендуемой.
При запуске программы следует Добавить в список рабочих баз новую информационную базу, выбрав пункт Создание новой информационной базы . Далее, при выборе шаблона в меню Создание информационной базы из шаблона , в качестве шаблона следует указать установленную программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3. Именно в эту новую базу данных будут переноситься данные из рабочей БД. Причем в рабочей базе данных данные останутся неизменными, и воспользоваться информацией из версии 2.5 можно будет в любое время.
Можно продолжить вести учет в редакции 2.5 параллельно с работой в редакции 3 для сравнения и оценки получаемых результатов. Работая параллельно, можно завершить учет и расчеты 2017 года и подготовить отчетность в БД редакции 2.5, а расчет зарплаты с января 2018 года вести уже в новой программе.
Настройка переноса данных
При первом включении новой версии программы («1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3) автоматически запускается помощник Начальная настройка программы . На закладке Начало ... переключатель выбора источника данных для переноса из предыдущих реакций нужно установить в положение: Перенести данные из программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакция 2.5.
Для пользователей, работающих в версии 7.7, также предусмотрен автоматический перенос данных. Прог-рамма последовательно переносит данные в редакцию 2.5, и далее в редакцию 3. Для этого переключатель выбора источника данных для переноса из предыдущих реакций следует установить в положение Перенести данные из программы «1С:Зарплата и кадры 7.7» редакция 2.3.
Затем по кнопке Далее осуществляется переход к выбору рабочей информационной базы, из которой нужно перенести данные. Пользователю предлагается список всех информационных баз, установленных на компьютере (т. е. тех, которые доступны в списке баз при запуске «1С:Предприятия»). Необходимо выбрать базу редакции 2.5, из которой требуется перенести данные. Путь к информационной базе отображается под списком при перемещении курсора по перечню информационных баз. Следует ввести данные для авторизации пользователя. Для этого указывается имя Пользователя и его Пароль в соответствующих полях.
Обратите внимание : нужно обязательно указывать пользователя, у которого назначены полные права в базе, из которой переносится информация. Следующее нажатие кнопки Далее открывает закладку . Здесь следует указать Месяц начала эксплуатации (рис. 1). Начинать работу с программой можно с любого месяца.
Рис. 1. Настройка загрузки из информационной базы
По умолчанию осуществляется так называемый «упрощенный» перенос данных. Он позволяет .
Подробнее о двух вариантах переноса
В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» предус-мотрено 2 варианта переноса данных:
1. Использовать возможности кадрового учета и начисления зарплаты ;
2. .
Возможности переноса данных по умолчанию
Установленный по умолчанию вариант переноса данных называют упрощенным, поскольку переносится минимальный объем данных, достаточный для комфортного начала ведения учета в новой редакции.
Предусмотрен перенос следующих данных:
- справочники: организации, подразделения, должности, сотрудники и основная связанная с ними справочная информация;
- начисления и удержания с регламентированным способом расчета (оклад, премия, исполнительные листы и т. п.);
- штатная расстановка на месяц начала эксплуатации;
- кадровая история сотрудников для заполнения их личных карточек (Т-2);
- данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС - за 3 предшествующих года, для отпусков и других случаев - за 15 предшествующих месяцев;
- данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если эксплуатация начинается не с начала года);
- остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.
Список позиций штатного расписания не переносится, но при необходимости может сформироваться по штатной расстановке.
В программе есть документы, предусмотренные для начала работы «с нуля», например, . Именно они заполняются автоматически при упрощенном переносе данных. Кадровая информация, определяющая полагающиеся сотруднику начис-ления, помещается в документ Начальная штатная расстановка . По состоянию взаиморасчетов с сотрудниками на начало месяца переноса формируется документ Начальная задолженность по зарплате .
Данные, для первоначального внесения которых не предусмотрено специальных документов, переносятся во вспомогательные документы Перенос данных . Так, несмотря на то, что кадровые документы не переносятся, информация из них хранится в документах Перенос данных с номером «РКД» (гда РКД - регистр кадровых данных). Служебные документы Перенос данных вносят информацию в соответствующие регистры учета (рис. 2).
Рис. 2. Документы «Переносы данных»
Перейти к документам Переносы данных можно в меню Администрирование - Переносы данных . Номер документа буквенный и соответствует регистрам, где хранятся данные:
- РОтп - регистр сведений Реестр отпусков ;
- ИЛ - регистр накопления Удержания по исполнительным документам ;
- ЗП_СЗО - регистры накопления Данные о времени для расчета среднего (общий) и Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий) ;
- ЗП_СЗФСС - регистры накопления Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС) , Данные страхователей для расчета среднего заработка (ФСС) и регистр сведений Данные о времени для расчета среднего (ФСС) ;
- ОСО - регистры накопления Фактические отпуска ;
- ЗП - регистры расчета Начисления и Удержания ;
- НЗП - регистры накопления Начисления удержания по сотрудникам , Отработанное время по сотрудникам ;
- НДФЛ - регистры накопления: Учет доходов для исчисления НДФЛ , Имущественные вычеты (НДФЛ) , Предоставленные стандартные и социальные вычеты (НДФЛ) , Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ ;
- СВ - регистры накопления: Учет доходов для исчисления страховых взносов , Исчисленные страховые взносы , Страховые взносы по физическим лицам , Расчеты с фондами по страховым взносам ;
- ВЗ - регистры накопления: Взаиморасчеты с сотрудниками , Зарплата к выплате ;
- ДЗП - регистры накопления: Взаиморасчеты с депонентами .
Программа не предпринимает попыток по переносу информации, которая может быть искажена из-за наличия ошибок в исходной базе. Информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре данных, не переносится совсем.
К примеру, не переносятся такие данные:
- начисления и удержания с произвольными формулами;
- кадровые документы, кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности;
- фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности;
- сведения о займах сотрудников;
- действующие на момент переноса отпуска, в том числе по уходу за ребенком.
Благодаря тому, что в результате переноса отсутствуют данные, не адаптированные для редакции 3, предоставляется возможность Использовать возможности кадрового учета и начисления зарплаты .
Описание полного переноса данных
Выбрать вариант полного переноса данных можно при Начальной настройке программы на закладке Настройка загрузки данных из информационной базы по ссылке Настройка , переключив настройку на Использовать начисления предыдущей программы (не рекомендуется) . При выборе нерекомендуемого варианта указывается не месяц, а период, за который будут перенесены данные. Период, до которого переносятся данные, не ограничивается. Например, если в базу редакции 2.5 уже введены данные за будущие месяцы, то они также будут перенесены. При этом варианте переноса осуществляется попытка полного переноса данных, но возникает риск перенести устаревшие данные и накопившиеся ошибки учета или вовсе не совершить перенос. Основная причина того, что этот вариант не рекомендуется к использованию - метод сработает только в случае отсутствия ошибок в исходной базе.
Конечно, у варианта полного переноса есть не только недостатки, но и некоторые преимущества. Этот вариант обеспечивает перенос практически всей информации, накопленной в базе прошлой редакции. И в новой БД будет доступ к кадровым документам, к сведениям о займах сотрудников. При полном переносе данных в программу переносятся фактические начисления и выплаты, позволяющие формировать аналитическую отчетность за прошлые периоды в новой программе.
Вариант полного переноса данных подходит организациям с простой системой оплаты труда, небольшим количеством сотрудников, коротким сроком работы в программе, и, следовательно, небольшим объемом информации. В случае успешного завершения операции в новую базу редакции 3 будет перенесены все справочники, планы видов расчета, кадровые документы, документы, назначающие плановые начисления и удержания (например, назначения доплат, исполнительные листы), информация о страховом и налоговом статусе работника и права на вычеты по НДФЛ.
Документы Перенос данных заполняются автоматически информацией об отработанном времени, произведенных до переноса начислениях, удержаниях и выплатах. Данные учета по НДФЛ и страховым взносам также регистрируются в документах Перенос данных .
Процесс переноса данных
При переносе данных автоматически последовательно проходят несколько этапов:
- подключение к информационной базе;
Длительность их выполнения зависит от объема информации и может занимать продолжительное время. На этапах выгрузки и загрузки данных производится дополнительная индикация хода процесса: сообщается, сведения какого раздела учета сейчас обрабатываются.
Возможные ошибки...
Процесс переноса данных протоколируется, и в случае остановки переноса из-за ошибки, причину ее возникновения можно посмотреть в отчете, который открывается по ссылке Информация об ошибках .
... на этапе подключения к информационной базе
Ошибки на этапе подключения к информационной базе могут быть следующими:
- ошибка регистрации БД;
- неправильно указан путь к базе, имя пользователя или пароль;
- у пользователя, осуществляющего перенос, недостаточно прав;
- в исходной базе работают другие пользователи (при открытии ее для переноса данных).
Ошибка регистрации исправляются автоматически. Для этого следует воспользоваться кнопкой Исправить (рис. 3).
Рис. 3. Информация об ошибках
В остальных случаях - пользователю надлежит самостоятельно указать верные данные, убедиться в полноте прав и монопольности доступа, а затем вновь повторить попытку переноса.
... на этапе выгрузки данных
Ошибки на этапе выгрузки данных следует изучить в протоколе Информация об ошибках и исправить в исходной базе.
... на этапе загрузки данных ошибки
На этапе загрузки данных ошибки, как правило, носят технический характер и препятствуют дальнейшему переносу данных. О таких ошибках необходимо сообщать в отдел технической поддержки .
Настройки после переноса данных
После успешного завершения переноса данных требуется выполнить начальную настройку «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» редакции 3 с учетом ее новых возможностей по сравнению с прошлой редакцией, ответить на все вопросы Помощника начальной настройки программы , как и при начале ведения учета в программе, и включить возможности программы, которые соответствуют специфике расчета зарплаты организации.
Если принято решение вести штатное расписание, то предлагает проверить его и заполнить плановые начисления для позиций. В ходе переноса позиции формируются неутвержденными - после проверки и дозаполнения их следует утвердить в программе.
В результате переноса формируются документы Данные на начало эксплуатации , заполненные по текущей расстановке сотрудников. В них нужно проверить плановые начисления сотрудников, графики работы и другие данные.
Если в штатном расписании эта информация уже заполнялась на предыдущем шаге, то документ можно сначала заполнить по команде Обновить по штатному расписанию в меню Еще . В результате обновятся все строки в документе. При обновлении по штатному расписанию данные, внесенные в документ вручную, будут потеряны.
Перенесенные данные необходимо проверять и дополнительно настраивать. Так, например, организационная структура предприятия (список организаций) и структура каждой организации (список подразделений) переносятся в редакцию 3 без каких-либо изменений. Но карточки организации и подразделения, принцип хранения части сведений претерпели некоторые изменения.
Дополнительные действия...
После переноса данных в программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 и по первому, и по второму варианту, необходимо выполнить дополнительные действия.
... после упрощенного переноса (вариант по умолчанию)
Так как при упрощенном варианте переносится только минимально необходимая информация, то нужно заполнить данные для начала работы: производственный календарь, графики работы, тарифные группы, настроить виды расчетов и т. п. Помощник начальной настройки программы предлагает ввести такие данные, как исполнительные листы и другие плановые удержания сведения о займах сотрудников и т. п.
Перенесенные данные для расчета среднего заработка доступны в Калькуляторе расчета среднего заработка непосредственно в документах, требующих его расчета.
Перенесенные данные учета НДФЛ и страховых взносов в текущем году (если эксплуатация начинается не с января) можно проверить с помощью соответствующих карточек, персонально по каждому сотруднику.
При упрощенном переносе данных в новой редакции 3 можно сформировать налоговую отчетность и отчеты по страховым взносам прошлых периодов, но для формирования различной аналитической отчетности по прошлым периодам информации не достаточно. Для этих целей следует сохранять и содержать в рабочем состоянии исходную базу предыдущей редакции.
... после полного переноса данных
По завершении полного переноса данных на основе информации, содержащейся регистрах, пользователь может сформировать аналитическую отчетность по прошлым периодам. Необходимо удостовериться, что данные отчетов, выполненных в исходной и новой базах, совпадают.
После этого рабочая база, из которой информация перенесена, больше не потребуется, и ее можно сохранить для истории.
Подведем итоги
Обратите внимание , независимо от способа переноса следует обязательно произвести пробный расчет зарплаты. Алгоритмы настройки формул и учета времени в редакции 3 отличаются от предыдущих редакций, поэтому может потребоваться корректировка настроек. Взвесив преимущества и недостатки каждого из вариантов переноса, пользователь сам делает выбор.
Можно в тестовом порядке выполнить оба варианта переноса и произвести пробный расчет сравнить трудозатраты по настройке программы для начала эксплуатации.
Как и предыдущие версии программы 1С: Зарплата и управление персоналом, новая редакция 3.0 требует первоначальной настройки для дальнейшей правильной работы. В этой статье будет рассмотрено, каким образом можно настроить кадровый учет, и где находятся необходимые параметры для расчета зарплаты.
К настройкам параметров учета можно обратиться через раздел "Настройка", где сразу замечаем два выделенных пункта, требующие настройки в самом начале работы.
Сначала рассмотрим настройку кадрового учета. 
Первым предлагается отметить флажком контроль уникальности табельных номеров, если есть потребность уберечься от появления повторяющихся номеров, то ставится флажок. Если флажок в данной позиции отсутствует, то запись разных сотрудников с одинаковым табельным номером будет возможна.
Следующая позиция касается работы по неполной ставке. При применении таких видов работ обязательно ставится флажок, чтобы в дальнейшем была возможность составлять графики неполного рабочего времени и оформлять приказы. Третья позиция, представленная в этом разделе настроек, про использование подработок - поставленный флажок позволяет регистрировать увеличение должностных обязанностей сотрудников.
Настройка кадрового учета включает в себя также настройку штатного расписания и воинского учета.
Для настройки штатного расписания нужно перейти по одноименной гиперссылке.
Для начала требуется определиться, будет ли в программе вестись штатное расписание, если да, ставим флажок и переходим к следующей позиции, которая предлагает нам включить автоматическую проверку кадровых документов на соответствие штатному расписанию. Таким образом отмечаем нужные нам позиции флажками, внимательно читая описание каждого из них. Далее выбираем способ отражения надбавок в печатной форме и возможность использования бронирования с вводом конкретного количества дней. Сохраняем все настройки штатного расписания по кнопке "Применить и закрыть".
После штатного расписания видим настройку воинского учета, заполнение которого проходит также по потребностям организации.
И заключительная позиция в настройке кадрового учета - это учет специальностей сотрудников. Выбор этой настройки позволит хранить сведения о том, какие специальности должны быть у сотрудника для замещения той или иной должности.
Теперь перейдем к не менее важной настройке - настройка расчета зарплаты. Если помимо учета кадров в программе ведется расчет зарплаты и ее выплата, то ставится флажок об использование программы в этих целях.
Потом по гиперссылке "Настройка состава начислений и удержаний" открывается дополнительное окно с несколькими закладками, первая из которых - "Почасовая оплата". Рекомендуется установить флажок в "Применение почасовой оплаты", так как если практикуются работы в неполные смены, то при применении дневной оплаты программа будет считать неполный день за полный, и оплату сотрудник получит за весь день, а при почасовой возможна частичная оплата отработанного времени. Ниже отмечаем, выполняются ли на предприятии работы в вечернее или ночное время, бывает ли сверхурочная работа или переработки. Когда время оплачивается по разным тарифным ставкам, ставится флажок "Несколько видов времени в графике работы". При появлении дополнительных перерывов в работе для кормления ребенка, также устанавливается соответствующий флажок.
Вторая закладка "Отпуска" позволяет отметить виды используемых отпусков.
"Учет отсутствий" - следующая закладка, где указаны причины невыхода сотрудников на рабочее место. Соответственно, напротив тех отсутствий, которые возможны в вашей организации, проставляем флажки.
На закладке "Прочие начисления" отмечаем начисления, которые возможно будут регистрироваться в программе, после этого они появятся в списке начислений.
Что касается закладки "Удержания", то здесь также предлагается отметить флажками те удержания, которые будут применяться на предприятии.
По кнопке "Применить и закрыть" сохраняем произведенные настройки. И возвращаемся к дальнейшей настройке расчета зарплаты. Блок про использование учета по статьям финансирования представлен для некоммерческих организаций.
Определяемся будет ли начисление и выплата зарплаты осуществляться в разрезе подразделений или нет. Это зависит от количества сотрудников и структуры организации.
Далее отмечаем необходимость автоматического пересчета документов, это вопрос производительности вашего компьютера, можно не устанавливать эту галочку, тогда после редактирования документа нужно будет вручную нажимать кнопку "Пересчитать".
Применение индексации заработка отразится на расчете отпускных, командировок и т.д.
Если практикуется выдача займов сотрудникам, договоры гражданско-правового характера, то в соответствующих позициях устанавливаем флажок. Именно в этом разделе необходимо отметить будет ли использование тарифных групп, тарифных ставок.
Если организация осуществляет выплаты, не связанные с оплатой труда, требуется указать это в данном разделе настроек.
Несколько вариантов предлагается на выбор при пересчете тарифной ставки сотрудника в стоимость часа (дня). Обычно, эта информация используется в том случае, когда нужно рассчитать оплату за работу в выходные и праздничные дни, за работу в ночные часы для сотрудников, которые получают месячный оклад. Следует обратить внимание, что эта настройка определяет порядок пересчета оклада для всего предприятия. Индивидуальный порядок можно будет выбрать уже в кадровых документах.
Последнее, что здесь требуется выбрать, - это исходя из чего считать норму времени при ее изменении из-за смены графика работы не с первого числа месяца. Первый вариант проанализирует оба графика до и после, выявит сверхурочные и зачтет. Второй вариант в случае выявления сверхурочных в переходный месяц будет считать, что все время, которое отработано, это по графику.
Рассмотрим полную пошаговую инструкцию для начинающих — от приема на работу, до начисления и выплаты зарплаты в 1С ЗУП 8.3 (8.2).
Первым делом перед тем, как начислить сотрудникам заработную плату, их необходимо завести в базе и привести в соответствие все кадровые документы. В 1С Зарплата и кадры 3.1 (3.0) эти документы хранятся в меню «Кадры», пункт «Приемы, переводы, увольнения».
При приеме или переводе работника в программе обязательно нужно указать дату приема, должность, подразделение, и размер зарплаты.
Настройка прав пользователя
Чтобы вести данные кадровые документы и производить начисление заработной платы, пользователь должен быть включен в соответствующие группы доступа. Данную настройку необходимо делать под учетной записью с правами администратора.
В меню «Администрирование» выберите пункт «Настройка пользователей и прав».
В данном случае пользователь «Бухгалтер» был включен в группы:
- «Старшие кадровики»
- «Старшие расчетчики».
Налоговые вычеты
Рассмотрим пример начисления заработной платы в 1С ЗУП для сотрудника, имеющего ребенка до 18 лет. Данный налоговый вычет настраивается в разделе «Налог на доходы» карточки сотрудника.
Введите новое начисление на стандартные вычеты, добавив соответствующий налоговый вычет.
Расчет и начисление зарплаты и взносов
Важно помнить, что первым делом необходимо вносить в программу приемы, кадровые переводы и увольнения сотрудников. Далее заполняются неявки сотрудников (больничные, отпуска и т. п.), переработки (сверхурочные). При наличии прочих начислений (материальная помощь, отпуск по уходу за ребенком и т. п.), их тоже нужно внести в программу заблаговременно.
Если такая последовательность будет нарушена, программа не сможет правильно рассчитать взносы и налоги.
Теперь можно перейти непосредственно к расчету и начислению заработной платы. В разделе «Зарплата» выберите пункт «Начисление зарплаты и взносов», либо пункт с аналогичным названием подраздела «Создать». В первом случае перед вами откроется список всех ранее введенных документов.
После того, как вы создали документ, первым делом необходимо заполнить месяц начисления и подразделение. В качестве даты обычно указывается последний день месяца начисления. Рассчитаем документ 1С ЗУП автоматически, нажав на кнопку «Заполнить». Программа подберет всех сотрудников указанного подразделения, которым необходимо произвести начисления.
Начисления берутся те, которые были указаны в кадровых документах (прием на работу, кадровый перевод).
При нажатии на кнопку «Показать подробности расчета» будут отображены дополнительные колонки, например, норма времени и сколько было отработано фактически. Так же из данного документа можно формировать расчетный листок по сотруднику.
В расчетном листке отображены все начисления и удержания, а так же ранее введенный налоговый вычет на детей.
На вкладке «Пособия» отражаются все пособия, которые выплачиваются за счет ФСС (например, отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет). Вкладка «Удержания» отражает все удержания по сотрудникам, кроме НДФЛ (например, алименты).
На вкладки «НДФЛ» и «Взносы» содержатся расчеты по НДФЛ и начисленных взносах соответственно. При наличии договоров к оплате (например, договора ГПХ), они будут отображаться на вкладке «Договора» со всеми необходимыми данными (если в программе включена соответствующая настройка).
Данные документа «Начисление зарплаты и взносов» при необходимости можно откорректировать вручную. В таком случае они будут выделяться жирным шрифтом.
Перерасчет документов начисления зарплаты и взносов
Как было указано ранее, прежде чем создавать документ начисления зарплаты и взносов, необходимо внести в программу данные обо всех начислениях и удержаниях сотрудников. Рассмотрим пример создания такого документа уже после.
В меню «Зарплата» выберите пункт «Работа сверхурочно». Данный функционал будет доступен в случае включенной настройки раздела «Расчет зарплаты».
В созданном документе укажите одного или нескольких сотрудников и проставьте даты сверхурочной работы с количеством отработанных часов.
После проведения документа «Работа сверхурочно» в созданном ранее начислении зарплаты и взносов будет отображаться комментарий о необходимости перерасчета.
Все перерасчеты, которые необходимо выполнить будут отображаться в меню «Зарплата» подраздел «Сервис».
Перерасчеты могут быть не только по начислениям, но и по удержаниям. Они отображаются в разрезе сотрудников с указанием расчетного периода, документа начисления, который требуется исправить и причины.
С этого года все пользователи программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8 постепенно переходят на новую редакцию 3.1 и мы решили написать несколько статей, в которых подробно рассмотрим некоторые самые основные операции в программе, например, такие как прием на работу, увольнение, начисление зарплаты и взносов для того чтобы вынужденный переход был наиболее безболезненным для Вас, мои дорогие читатели.
Итак, начнем с приема сотрудника на работу.
Сделать это можно двумя способами. Первый в разделе Кадры
открываем список сотрудников организации:
И здесь уже создаем нового сотрудника:
Второй способ в разделе Кадры сразу воспользоваться возможностью создать сотрудника:
В любом случае откроется форма создания нового сотрудника организации. Если в базе ведется учет по нескольким организациям, то выбираем нужную нам и начинаем вводить данные по новому сотруднику. Если сотрудник ранее у нас уже работал, т.е. сведения о нем как о физическом лице в программе уже есть, то программа определит возможные совпадения уже при вводе фамилии и имени нового сотрудника и выдаст нам соответствующую информацию. В зависимости от нашего ответа мы или автоматически заполним карточку сотрудника имеющимися личными данными в программе или продолжим оформление дальше:
Вводим данные о дате рождения, ИНН, СНИЛС. Далее оформляем документ Прием на работу . Для этого нужно воспользоваться либо соответствующей гиперссылкой либо кнопкой Оформить документ :
В открывшемся документе указываем дату приема, при необходимости количество месяцев испытательного срока, подразделение, должность. При ведении в программе штатного расписания программа автоматически поставит ФОТ, соответствующий данной должности. Кроме этого здесь же мы указываем график работы сотрудника и указываем вид занятости:
Здесь же, на закладке главное мы можем указать количество ставок, занимаемых сотрудником. Сделать это можно как в виде обыкновенной, так и в виде десятичной дроби:
Если у вас нет возможности изменить количество ставок, значит в программе не установлена возможность работы по неполной ставке. О настройках программы вы можете прочитать в нашей статье Настройка программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8 . Здесь же при приеме на работу можно отредактировать право на ежегодный отпуск и назначить дополнительный отпуск сотруднику:
Переходим на закладку Оплата труда . ФОТ в нашем случае рассчитала программа автоматически как 0,5 от оплаты по окладу предусмотренной штатным расписанием для данной должности. Кроме того здесь же указываем порядок пересчета месячной ставки в часовую при работе сверхурочно и способ начисления аванса сотруднику. Как видим здесь при определении размера аванса предусмотрена более гибкая схема чем в редакции 2.5:
Ну и в разделе Доп.тарифы, коэффициенты можно назначить какие то дополнительные начисления, которые отличны от основной ставки:
На последней закладке этого документа Трудовой договор указываются номер трудового договора (по кнопке Назначить программа автоматически присвоит договору номер, следующий по порядку), дата, дата окончания, если договор срочный, а также условия приема и какую то дополнительную информацию об условиях договора:
По кнопке Печать нам доступны печатные формы Приказ о приеме и несколько видов Трудовых договоров. Однако сейчас в моем примере паспортные данные сотрудника в трудовой договор не будут подставляться, так как я завела новое физическое лицо и паспортные данные нигде не указала.
Для заполнения паспортных данных в карточке созданного сотрудника надо открыть форму ввода этих данных по гиперссылке Личные данные :
В открывшемся окне заполняем паспортные данные, а также адресные сведения:
Здесь же в карточке сотрудника, если необходимо, мы можем заполнить сведения об образовании, различные справки, состав семьи. Сведения о статусе застрахованного лица и об инвалидности заполняются по гиперссылке Страхование :
А сведения о стандартных налоговых вычетах вносятся в программе по гиперссылке Налог на доходы
Как видим все данные по работнику теперь можно внести и посмотреть в карточке сотрудника практически не обращаясь к справочнику физических лиц. Кроме того отсюда же можно распечатать различные документы, такие как трудовой договор, приказ о приеме на работу, личная карточка и.т.п:
Вот и все, о чем я хотела вам сегодня рассказать. Работайте в новой редакции программы 1С:ЗУП с удовольствием, а если возникнут проблемы – обращайтесь в нашу службу заботы.
