Где лучше вести бухгалтерию. Особенности ведения бухгалтерского учета ооо на осно

Все коммерческие компании обязаны вести бухгалтерский учет. Эта обязанность никак не зависит от формы собственности, и ООО должно вести учет на общих основаниях.

Ведение бухгалтерского учета в ООО чаще всего прерогатива главного бухгалтера, назначаемого руководителем. На малых предприятиях нередко директор и главный бухгалтер — это одно лицо. Но, конечно же, по факту учет ведет профессиональный бухгалтер, ведь глава Общества обычно далек от знаний в области бухгалтерского и налогового учета. Исключением могут стать спецрежимы, где учет довольно прост и под силу даже непрофессионалу.

Также ведение бухучета можно возложить на аутсорсинговую компанию, заключив с ней договор.

Основой бухучета на предприятии является учетная политика. Именно в этом документе прописываются способы и методы ведения учета ООО, подробно фиксируются все нюансы. К учетной политике прилагаются утвержденные бухгалтерские регистры и образцы первичной документации, которую планирует применять в своей деятельности ООО.

Бухучет в ООО нужно вести в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Все операции нужно отражать проводками и подтверждать первичными документами. Компании также необходимо утвердить рабочий план счетов.

Все результаты работы бухгалтера в конечном итоге находят отражение в бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерская отчетность ООО сдается раз в год в ФНС и Росстат. Сдать ее нужно до конца марта.

Состав бухгалтерской отчетности:

• баланс;
• отчет о прибылях и убытках;
• приложения к балансу.

ООО, относящиеся к малому бизнесу, могут сдавать упрощенную бухгалтерскую отчетность. Пользуясь этим преимуществом, можно ограничиться сдачей баланса и отчета о прибылях и убытках.

Компании, подлежащие обязательному аудиту, представляют вместе с экземпляром отчетности подписанное аудиторское заключение.

Ответственность за неверное ведение бухучета

За ошибки в бухучете и недостоверные данные бухгалтера и директора могут наказать.

Грубое нарушение требований бухучета карается штрафом в размере от 5 000 до 10 000 рублей. Денежные взыскания возлагаются на должностных лиц (ст. 15.11 КоАП РФ).

К грубым нарушениям относятся:

• заниженные суммы причитающихся к уплате налогов. При этом искажение должно быть более чем на 10 процентов;
• фальсификация показателей бухгалтерской отчетности. Искажение должно быть более чем на 10 процентов;
• регистрация фиктивных сделок;
• нехватка первичных документов, бухгалтерских регистров, отчетности т. д.

За повторные ошибки штраф может вырасти до 20 000 рублей, а должностное лицо могут и вовсе отстранить от деятельности.

За уклонение от уплаты налогов или намеренное искажение их сумм должностное лицо могут лишить свободы.

Чтобы избежать ответственности, нужно вести учет в ООО, соблюдая все стандарты и правила бухучета.

При открытии общества с ограниченной ответственностью «с нуля», в начале коммерческой деятельности, в соответствии с действующим российским законодательством, на предприятии должен быть организован непрерывный бухгалтерский и налоговый учет. Все операции, в том числе и , должны быть отражены в бухгалтерских документах предприятия. Вести бухгалтерию собственник бизнеса может самостоятельно (если у него есть соответствующие знания и опыт) или же нанять бухгалтера.

Совет: начинающему бизнесмену с небольшим количеством приходно-расходных операций можно привлечь бухгалтера на частичную занятость. И желательно подписать с этим специалистом договор об оказании услуг или другой аналогичный документ – это застрахует вас от некачественных и несвоевременно сданных бухгалтерских и налоговых отчетов.

Что такое бухгалтерский учет для ООО?

Самостоятельное ведение бухгалтерского учета «с нуля» – это непрерывный сбор информации о состоянии активов (денежных средств, имущества, оборудования и т.д.) и обязательств предприятия, а также непрерывное отражение всех этих данных в бухгалтерском учете. Учету подлежит все – денежные средства, имущество и нематериальные активы (разработки и технологии, авторские методики), обязательства перед поставщиками и кредиторами, все закупки и продажи, оплата персоналу и многое другое.

Обязанность ведения бухгалтерского учета на УСН или другой системе налогообложения предусмотрена Федеральным Законом №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». При нарушении правил ведения бухучета предприятие может облагаться штрафами от 10 000 рублей и более (до 20% от суммы неуплаченного налога).

Основные бухгалтерские документы ООО

В соответствии с Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» компания должна иметь в наличии следующие основные документы:

• протоколы собрания учредителей ООО, в которых содержится решение о создании предприятия, утверждение оценки вкладов в уставный капитал, другие решения, принятые на собрании учредителей;
• договор об учреждении общества;
• устав ООО;
• положения о представительствах и филиалах;
• правоустанавливающие документы, подтверждающие наличие имущества у общества с ограниченной ответственностью;
• документ о государственной регистрации ООО;
• внутренние нормативные документы компании, заявления о выходе из состава учредителей ООО и т.д.
• документы, связанные с эмиссией акций, облигаций, иных ценных бумаг юридического лица, другие документы, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации.

Основные документы бухгалтерии должны храниться в месте нахождения единоличного исполнительного органа или в другом месте, известном остальным участникам ООО, для свободного доступа к ним.

Основной перечень бухгалтерских и прочих документов, учет которых должны вести собственники или бухгалтеры ООО:

• первичная документация;
• кадровая документация, внутренние документы по персоналу (в том числе );
• кассовые документы (движение денежных средств);
• документы налогового учета и т.д.

Ведение бухгалтерии ООО на УСН

Если вы выбрали упрощенную систему налогообложения (УСН) и количество ваших хозяйственных операций сведено к минимуму, вы можете попробовать ведение бухгалтерского учета «с нуля» самостоятельно.

От чего зависит сложность ведения бухгалтерского учета самостоятельно:

• Форма налогообложения. Самой простой формой учета является «УСН Доходы» и ЕНВД. Форму «УСН Доходы минус расходы» вести будет уже гораздо сложнее, но самым сложным будет самостоятельный бухучет на общей системе налогообложения.
• Наличие нанятого персонала. Если у вас есть наемные работники, то по каждому из них необходимо вести отчетность и оплачивать социальные и другие обязательные выплаты в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и т.д. Также необходимо оформлять и оплачивать больничные, отпускные, декретные и прочие выплаты, которые должны проходить по документам и быть оформлены в соответствии с требованиями ТК РФ (Трудового Кодекса) и НК (Налогового Кодекса) РФ. Одним из обязательных отчетов являются сведения о среднесписочной численности работников. Такие сведения сдают и те, у кого есть наемные работники, и те, кто только зарегистрировался и планирует нанимать персонал.
• Количество хозяйственных операций. Доходы от реализации, расходы на сырье и услуги, выплата заработных плат, затраты на приобретение товаров или полуфабрикатов и прочее. Чем больше операций осуществляет предприятие, тем больше времени требуется на их ведение и оформление бухгалтерии «с нуля».
• Разнообразие видов деятельности. В разных сферах деятельности (торговле, производстве и прочих сферах) требуется своя специфика проведения и учета операционной деятельности. Чем больше разнотипных операций, тем сложнее их учет.

Даже если в ООО нет нанятых работников и деятельность ведется на УСН (упрощенной системе налогообложения), все равно потребуются хотя бы минимальные знания ведения бухгалтерии или же привлечение специалиста. Если у вас есть нанятые сотрудники, необходимо изучить всю кадровую документацию, отчетность по персоналу. Изучите, как начисляется заработная плата и социальные отчисления, .

Основные этапы ведения бухгалтерского учета ООО

Ведение бухгалтерского учета предприятия «с нуля» самостоятельно - это отражение всех операций хозяйственной и финансовой деятельности, которое должно быть непрерывным и достоверным.

Как начать ведение бухгалтерского учета в обществе с ограниченной ответственностью:

1. Определение ответственного – того, кто будет отвечать за ведение бухгалтерии «с нуля» на предприятии. Директор или учредитель на первых этапах могут взять эту роль на себя и вести бухучет самостоятельно, но в таком случае необходимо изучить базовые понятия бухучета и проконсультироваться со своим налоговым инспектором, какие отчеты и в каком виде нужно будет сдавать, а также в какие сроки это нужно делать.
2. Выбор системы налогообложения. После подачи документов в ИФНС (после регистрации общества) нужно выбрать систему налогообложения. При выборе нужно учесть планируемые обороты реализации, количество работников, тип покупателей (частные лица, индивидуальные предприниматели, юридические лица) и операций.
3. Изучение особенностей налоговой отчетности выбранного режима налогообложения. Например, при УСН сдается одна декларация по итогам года, на ЕНВД нужно будет ежеквартально сдавать декларацию, на ОСНО (общая система налогообложения) – декларацию по налогу на прибыль и по НДС нужно сдавать ежеквартально.
4. Подбор и утверждение рабочего плана счетов (за основу необходимо взять план счетов, разработанный приказом Минфина России от 31 октября 2000 года N 94н).
5. Организация учета первичных документов и отражение имеющейся в них информации при ведении регистров бухгалтерского учета.

Совет: обязательно соблюдайте

Вы зарегистрировали ООО и составили список первоочередных дел. Какое место в нем занимает бухгалтерия? Если вы решили отложить организацию бухучета до прихода первого клиента или даже до первой отчетности — это большая ошибка!

Начало учета. Кто должен вести бухучёт?

Обязанность вести бухгалтерский учёт диктует федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» . Он гласит, что бухгалтерский учёт должны вести все юридические лица, коммерческие и некоммерческие организации, и ни форма собственности, ни система налогообложения не снимают эту обязанность.

До 2013 года компании, применяющие УСН, могли не вести бухгалтерский учет, но в 2013 году у них это право у них отняли. Однако специально для небольших организаций есть послабления. Например, федеральный закон № 209-ФЗ разрешает субъектам малого бизнеса вести бухгалтерский учёт в упрощённой форме.

Единственное исключение — индивидуальные предприниматели: они пока еще вести бухучет не обязаны. Отсутствие бухгалтерского учета или грубые нарушения правил ведения бухучёта караются штрафами.

Какие документы регламентируют бухгалтерский учет в организации?

Как уже говорилось, основной документ, регламентирующий бухучет в масштабах страны, — федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Другие базовые документы — положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), которые описывают, как вести бухучет на практике. Среди предлагаемых в ПБУ вариантов вам нужно выбрать те, которые будут наиболее выгодны для бизнеса в финансовом плане и снимут лишние вопросы представителей контролирующих органов и инвесторов.

И, наконец, еще один основополагающий документ — план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный приказом Минфина от 31.10.2000 г № 94н (последняя редакция утверждена Приказом Мнфина от 08.11.2010 № 142н). План счетов организации составляется и утверждается на основании этого плана счетов.

С чего начать бухгалтерский учет в организации?

Бухгалтерская отчётность сдается раз в год, однако вести бухгалтерский учет нужно регулярно и систематично, чтобы после окончания отчетного периода не пришлось искать по контрагентам первичные документы и в спешке разносить бухгалтерские проводки по счетам. Более того, бухгалтерский учет в организации начинается раньше, чем происходит первая сделка. Как только получены правоустанавливающие документы на фирму, можно оформлять локальные нормативные акты, регулирующие бухучет в организации.

В первую очередь бухгалтер должен:

• Подготовить формы первичных документов
• Утвердить план счетов

Как написать учетную политику организации?

Учетная политика — это внутренний документ компании, который определяет принципы и варианты ведения бухучета. Учетную политику нужно оформить и утвердить в течение 90 дней со дня государственной регистрации юридического лица.

В небольших фирмах, в которых учет не богат особенностями, учетная политика часто принимается один раз на всю жизнь предприятия. Однако при необходимости в ученую политику вносятся изменения, например: из-за появления нового направления деятельности организации или изменений в законодательстве.

Если к вам придет проверка, будьте готовы предъявить учетную политику: ее запросят прежде всего. Чтобы у проверяющих не было возможности толковать неясности законодательства не в вашу пользу, опишите в в учетной политике особенности учета в вашем бизнесе.

Что писать в учетной политике?

Учетная политика регламентирует ведение как бухгалтерского, так и налогового учета, поэтому её удобно разбить на две части.

В части бухгалтерского учета учетная политика должна содержать:

• Рабочий план счетов организации
• Форму пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках
• Классификацию доходов и расходов организации на доходы и расходы от обычных видов деятельности и прочие доходы и расходы (с учетом специфики деятельности организации)
• Уровень существенности ошибки для статей бухгалтерской отчетности
• Порядок переоценки основных средств или информацию о том, что основные средства не переоцениваются, способы определения срока полезного использования и начисления амортизации основных средств и НМА
• Порядок оценки материально-производственных запасов (по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости или методом ФИФО — по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов)
• Информацию о том, кто будет вести бухучет: руководитель, бухгалтер или обслуживающая бухгалтерия.

Кроме того, субъекты малого предпринимательства указывают, будут ли они применять ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» и ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы».

Правила ведения налогового учета должны содержать

• Регистры налогового учета, разработанные компанией в соответствии с требованиями Налогового Кодекса
• Принцип разграничения расходов на прямые и косвенные в целях исчисления налога на прибыль
• Метод оценки незавершённого производства
• Порядок оценки материально-производственных запасов при отпуске в производство и другом выбытии, при реализации покупных товаров (по стоимости единицы запасов, по средней стоимости, по стоимости первых по времени приобретения — ФИФО)

Метод оценки ЛИФО (по стоимости последних по времени приобретения запасов) с 01.01.2015 применять нельзя. Налогоплательщики, которые использовали для оценки запасов этот метод, должны внести изменения в учетную политику.

• Порядок формирования себестоимости продукции и покупных товаров для целей налогообложения
• Порядок отнесения стоимости имущества на материальные расходы: единовременно при вводе в эксплуатацию или (с 01.01.2015 г.) в течение нескольких отчетных периодов
• Способы начисления амортизации имущества (линейный или нелинейный)
• Правила создания и использования резервов
• Нормы признания нормируемых расходов в составе расходов по налогу на прибыль: представительские расходы, расходы на добровольное медицинское страхование и т. п.

Организации, работающие в сфере информационных технологий, указывают: относят ли они вычислительную технику к амортизируемому имуществу или считают затраты на ее приобретение материальными расходами.

Перечень пунктов открытый, каждая организация составляет его самостоятельно с учетом своей специфики.

Первичные документы и план счетов

Факты хозяйственной жизни отражаются в бухгалтерском учете на основании первичных учетных документов. С 2013 года организации могут разрабатывать формы первичных документов самостоятельно. Главное — внести в формы все обязательные реквизиты и утвердить их в учетной политике.

Однако если в хозяйственной жизни организации нет нестандартных операций, лучше не создавать индивидуальные формы документов. Чтобы не усложнять документооборот, лучше применять формы, рекомендованные Госкомстатом.

При необходимости перечень документов можно дополнять.

Помимо форм первичных документов, в учетной политике нужно утвердить план счетов организации и регистры бухгалтерского учета. Из плана счетов, утвержденного Минфином, выберите те, которые будете использовать. А для более точной классификации можно ввести субсчета.

Если фирма небольшая и ее хозяйственная жизнь не предполагает нестандартных операций, руководителю можно не погружаться во все эти тонкости. В онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия уже зашита учетная политика, подходящая для большинства фирм, осталось прочитать ее и вывести на печать подготовленный в сервисе приказ.

С чего начать бухучет? - Смотри на видео

Попробуйте поработать в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для ведения бухучета и отправки отчетности через интернет.

Те из вас, кто решил самостоятельно вести учет своего ИП, делают это либо из экономии, либо из любви к бухгалтерии. Последних я видела намного меньше, обычно все-таки хочется сэкономить, особенно начинающим предпринимателям. Есть много реальных вариантов сэкономить, и не попасть впросак.

Почему популярные – чем более популярен сервис, тем больше шансов, что в нем меньше технических недочетов. Почему онлайн – чтобы не быть привязанному к одному компьютеру. Обязательно используйте онлайн-сервисы, чтобы не вести учет вручную на бумажке. Иначе потом при первой же проверке запутаетесь, и придется все восстанавливать уже через профессионала за деньги.

Стоимость основных онлайн-сервисов, позволяющих выставлять документы клиентам, вести учет, составлять и сдавать отчетность, колеблется в пределах 3600-10000 руб. в год.

Из практики: все сервисы имеют бесплатный (демонстрационный) период, в течение которого их можно попробовать и выбрать тот, который будет вам наиболее понятен и приятен.

Постарайтесь не накладывать документы кучей в надежде, что потом разберете аккуратно – не разберете. Лучше сразу неаккуратно кладите в соответствующую папку. Если документы будут не востребованы в дальнейшем, вы не потратите время на разбор. Будут нужны – разберете по необходимости или наймете бухгалтера, который все разложит.

Примерные названия папок:

Закупки . Сюда нужно положить документы от поставщиков товаров, канцтоваров, рекламных материалов и услуг. Если у вас торговля, лучше разделить отдельно "поставщики товаров" и "поставщики услуг". Комплект документов: "акт + счет-фактура + счет" храните вместе, лучше в одном файле. Договоры на разовые поставки можно хранить вместе с комплектом документов. На постоянные (договоры аренды, договор на телефонную связь, интернет) – лучше хранить в отдельной папке.

Поставщики. Постоянные договоры с поставщиками товаров и услуг лучше хранить отдельно, вы к ним будете возвращаться.

Продажи . Сюда нужно складывать все акты с клиентами, которые вы выписываете, с подписью клиента; или накладные на продажу товара. Нужно ли вообще выписывать акты, если вы на УСН 6%? Акт подтверждает, что ваш клиент услугу принял, без акта он может потребовать деньги назад. Счета на оплату распечатывать и складывать в папку не нужно, счет не несет в себе бухгалтерской функции. Если он когда-либо потребуется, вы сможете его распечатать из онлайн-сервиса.

Клиенты . Если вы оказываете регулярные услуги (например, услуги SEO, или услуги по подбору персонала), то договор является важнейшим документом, его обязательно нужно иметь подписанным с обеих сторон и сложенным в эту папку. Договор нужен, чтобы защитить ваши права в споре с клиентом и в суде.

Госорганы . Даже если вы сдаете отчетность электронно, всегда может появиться какой-то отчет в бумажном виде. Его лучше хранить в отдельной папке. Также сданную отчетность лучше дублировать и хранить отдельно от онлайн-сервиса. Мы в таких случаях отчетность храним в файле формата *.pdf, в котором собран сам отчет и квитанции-подтверждения сдачи. Такие файлы мы храним на отдельном сервере. Если вам сложно организовать такое, лучше распечатайте отчет с подтверждениями, и сложите в папку, это надежнее.

Что не надо распечатывать и хранить: счета (они не несут бухгалтерских последствий), банковские платежки и выписки (они есть в банке электронно, и загружены в ваш онлайн-сервис).

Из практики: если вам сложно вести столько папок, а документов мало, тогда купите одну большую архивную папку (ее еще называют "корона") и складывайте документы туда. Можно даже не сортировать. Как минимум, вся бухгалтерия у вас будет в одном месте.

Делайте сверку не реже одного раза в год, примерно через неделю после крайнего срока сдачи отчетности и уплаты налога (на УСН берите сверку 10 мая). Проверьте, чтобы не было задолженности по уплате налога.

Свериться можно следующими способами:

На сайте nalog.ru в личном кабинете. Здесь вы получите выписку операций по расчетам с бюджетом. На мой взгляд, не особо информативный документ для самостоятельного использования.

Запросить сверку в используемом онлайн-сервисе. Если ваш онлайн-сервис – это не позволяет, купите другой. Если вы только приобретаете такой сервис впервые, проверьте сразу у него наличие такой опции.

Не стесняйтесь, не тушуйтесь. Консультируйтесь везде, где есть возможность легально задать свой вопрос и получить ответ. На специализированных форумах , в Facebook и в других соцсетях. Очень много нюансов и подводных камней даже у простого ИП на УСН 6%.

При этом всегда учтите, что консультанты могут ошибаться. Как и умные статьи на популярных сайтах, которые устаревают. Отделяйте актуальное от устаревшего.

Сроки сдачи отчетности иногда меняют. Следить удобнее всего через налоговый календарь, такие есть на многих сайтах. Выбирайте популярные и известные сайты – больше шансов, что календарь правильный. В идеале – ищите налоговый календарь на сайте ФНС России.

Налоги – это как квартплата: заплатишь невовремя, и потом постоянно будут вылезать копеечные пени, недоимки, зачеты-перезачеты. Если вы любитель закрытых гештальтов, то не нарушайте сроки оплаты.

Совет 7. Помните, что сроки уплаты налога не всегда совпадают со сроками сдачи деклараций

Так, например, декларацию по УСН за 2016 год нужно сдать до 2 мая 2017 года (), а налог уплатить до 25 апреля, 25 июля, 25 октября 2016 года и 2 мая 2017 года ().

Скорее всего, если вы не бухгалтер, вам будет сложно отследить все изменения и изучить правила, и вы можете попасть на штрафы.

Цели учета:

• контроль сохранности продукции;
• контроль объемов продаж;
• получение достоверной информации о товарных остатках, оборачиваемости;
• получение правдивой информации о финансовых потоках, состоянии дел.

Он подразумевает не только управление товарными остатками, закупом, но и контроль за ведением бухгалтерской документации, своевременностью проведения инвентаризации, правильностью оформления возвратов, списаний.

• хищения;
• перерасход денег;
• банкротство предприятия.

Этапы контроля в розничных точках

Контролирует процесс перемещения в магазине материально-ответственное лицо, оно же ведет отчетность. В зависимости от размеров штата, это: товаровед, заведующий, владелец магазина.

Процесс контроля условно делят на 3 вида:

• контроль поступлений;
• продаж;
• хранения.

Мнение эксперта

Аркадий Астрахан, генеральный директор ООО «Номинейшен-Ритейл» (Москва):

«Когда мы начинали в 2006 году сеть Nomination в Иркутске, то учет велся на бумажных носителях: тетрадь учета продаж с копией (под копирку) для бухгалтера, который заносил эти движения в 1С.

1С была полулегальной, поэтому не требовала регулярных затрат.

Минусов у системы тысяча:

• нет статистики движения товаров,
• заказы делаются «наобум»,
• ABC-анализ невозможен,
• отсутствует контроль над продавцами в плане махинаций на скидках,
• нет оперативного контроля за остатками (продажи заносятся в программу учета 1-3 раза в месяц),
• не отслеживается взаимосвязь между движением денежных средств и товаров.

С подобной системой сеть доросла до 9 магазинов в 3 городах, однако устраивать нас перестала намного раньше: системные потери намного превышали стоимость внедрения полноценного учета.

Поэтому программное обеспечение по качественному и всеобъемлющему учету необходимо использовать уже в самом начале торговой деятельности».

Продукцию оприходуют на основании сопровождающих документов поставщика: ТОРГ-12 (товарная накладная), товарно-транспортных накладных, спецификаций.

Обязательно проверяется корректность их заполнения, присутствие оригинальных печатей, подписей руководства, соответствие количественных, качественных характеристик закупки. Проверяют сохранность упаковок, товарный вид, соответствие веса, указанного на упаковке. Для продуктового магазина важно проверить сроки реализации продуктов.

Уважаемые владельцы маленьких магазинов! Программа Бизнес.ру Розница поможет вам легко начать вести учет товара, управлять закупками, получать правдивую информацию о выручке.
Всю отчетность можно будет сформировать за 2 клика!

Если фактические и отписанные поставщиком значения сошлись, экземпляры ТОРГ-12 заверяют печатью, подписью ответственного. Если нет - составляют акт формы ТОРГ-2, в котором перечисляют несоответствия по каждой позиции, фактические количества.

После приемки, поступления распределяют сразу в торговый зал или предварительно заносят на баланс склада.

Разделив процесс на отдельные шаги, получаем:

• прием товаров на хранение;
• размещение на складе в оптимальных условиях;
• контроль за соблюдением температурного режима, правил товарного соседства на складе;
• выдача в торговый зал;
• пополнение запасов.

Ответственность за товары, находящиеся на складском хранении (с момента прихода до продажи), несет заведующий складом, кладовщик, заведующий секцией, магазином. Выбор материально-ответственно лица зависит от размеров магазина, главное - назначить его приказом, заключить договор материальной ответственности.

Он отслеживает движения внутри склада, выдачу в торговый зал, возврат, отвечает за соблюдение условий хранения.

Способ контроля складских остатков определяется видом хранения, объемами, количеством наименований.

Способы складского учета

Оснащение, площадь складских помещений, тип ассортимента влияют на способы хранения, вид учета. В розничной торговле приняты 4 основных способа складского учета:

Онлайн программа Бизнес.Ру для автоматизации небольших магазинов позволит эффективно и без лишних усилий вести складской учёт, получать отчёты по продажам в удобное время!

⦁Партионный : поступившая на склад партия, сопровождающаяся отдельной ТТН или ТОРГ-12, укладывается отдельно. Она содержит позиции разной номенклатуры, сортов. Способ удобен для контроля своевременности оплаты привозов, но подразумевает наличие огромных складских площадей, усложняет отчетность по остаткам каждого наименования: они хранятся в разных местах.

⦁Сортовой : распределение поступлений по складским площадям идет в зависимости от сорта поступившей продукции. Недостаток: трудно найти позиции одного сорта с разными отпускными ценами.

⦁Партионно-сортовой : поступления делят на партии, хранящиеся отдельно, внутри партии разделяют на сорта.

⦁Номенклатурный : используют для дорогих, крупногабаритных товаров. Пример: отдельно ювелирные украшения из серебра, золота, платины, с камнями, без камней и т.п.

Контроль движения номенклатуры на складе неразрывно связан со способами хранения:

1.Партионный способ контролируют партионной картой - ведомостью, заводимой на каждую пришедшую партию, учитывающей все списания, выдачи, приемы, продажи. Ведется в 2 экземплярах: один хранится на складе, второй - в бухгалтерии. Карта содержит данные:

⦁номер товарной партии;

⦁дата открытия карты;

⦁номер, наименование ТТН или ТОРГ-12, сопровождавшей завоз;

⦁наименование товарных позиций;

⦁число мест или масса нетто;

⦁дата выбытия, количество, перечень позиций;

⦁номер, название расходного документа, сопровождавшего выбытие (продажу, списание, возврат);

⦁дата закрытия карты (когда товар партии закончился).

Карта регистрируется в реестре, хранящемся в бухгалтерии. Плюсы: не проводя полную ревизию склада, выявляются недостачи, пересортица, излишки внутри партии.

2.Сортовой способ хранения: учет на нумерованных товарных карточках или в товарных книгах с нумерованными листами. Карточки перечисляют в журнале, выдают под роспись. В товарной книге отдельному наименованию каждого сорта отводят несколько листов. Данные вносят на основании приходных или расходных документов ежедневно.

3.При партионно-сортовом способе хранения ведут одновременно партионную карту и товарные карточки.

4.Номенклатурный способ : ведение товарных карточек, книги.

Упорядочить отчетность, процесс распределения по складу товаров помогает ведение адресного хранения распределение приходов по маркированным ячейкам, складским зонам. Оно освобождает до 30% площади хранения, сокращает отклонения в складском учете с 2,5% до 0,5%.

Контроль продаж

Самые тонкие места учета товаров - процесс передачи со склада в торговый зал, списание естественной убыли или потерь по халатности. Именно на этих этапах товарного движения возможно проведение махинаций, воровства. Существуют государственные нормативы товаров, подлежащих естественной убыли. Таковой не подвержены штучные и фасованные изделия.

Говоря простым языком: если шерстяные платья на складе съела моль, то виновато материально-ответственное лицо, не обеспечившее надлежащих условий хранения, списание проходит из прибыли магазина и его зарплаты.

Учёт продаж ведётся следующим образом:

1. Бухгалтерия ведет учет реализации на счете 90 «Продажи», имеющем дебетовую и кредитную части.
2. Дебет: цена поставщика, расходы на хранение, налоги (НДС, акциз и т.п.). Кредит: отпускная стоимость, включающая НДС.
3. Ежедневные или посменные отчеты кассиров - основа для бухгалтерских проводок реализации. Они отражают объем выручки, долю расходов, чистой прибыли, подсчитывают ежемесячно, отнимая от прибыли дебетовую часть.

Контроль продаж ведут по закупочной или отпускной стоимости. Способ контроля закрепляют в учетной политике организации.

Передача со склада в торговый зал документируется, при автоматизированном учете - программы содержат типовые проводки внутреннего перемещения товаров, при ручном - зависит от способа учета.

Приобретение товаров покупателем подтверждается расчетно-кассовым чеком, отображается в книге кассира-операциониста, куда ежедневно заносят данные промежуточного (Х-, посменного), конечного Z-отчета.

Бухгалтерия ведет учет реализации на счете 90 «Продажи», имеющем дебетовую и кредитную части. Дебет: цена поставщика, расходы на хранение, налоги (НДС, акциз и т.п.). Кредит: отпускная стоимость, включающая НДС.

Ежедневные или посменные отчеты кассиров - основа для бухгалтерских проводок реализации. Они отражают объем выручки, долю расходов, чистой прибыли, подсчитывают ежемесячно, отнимая от прибыли дебетовую часть. Контроль продаж ведут по закупочной или отпускной стоимости. Способ контроля закрепляют в учетной политике организации.

Способы ручного учета в торговле

В процессе учета необходимо каждую поступившую на склад единицу товара записать, фиксируя цену поставки, количество, стоимость продажи. Каждый этап, через который проходит наименование, хранящееся на складе, надо зафиксировать во внутренних документах компании, подтвердить его кассовым чеком, приходным ордером. Только в этом случае бухгалтер составит налоговой отчет, не вызывающий вопросов.

Отчеты движения товаров бывают в двух видах:

• Суммовые;
• Потоварные или аналитические.

Суммовой способ учета подходит для магазинов с небольшим ассортиментом, показывает, как вести учет товара в магазине одежды без компьютера, пользуясь тетрадью «приходов-расходов». Используют сумму документов: пришел товар, посчитали сумму по цене реализации, записали. Каждый день от этой суммы минусуем выручку. Получившаяся разница - складской остаток.

После ревизии: расчетный остаток «минус» фактический остаток «равно» недостача.

• Минус суммового способа : отсутствие товарной аналитики, возможности ABC-анализа подсчет точной прибыли с каждой товарной позиции. При суммовом способе сложно поймать за руку продавца, сбывающего «левый» товар, возможны ошибки калькуляции.
• Плюс : минимум документов, с бухгалтерией справится начинающий.

Аналитический способ позволяет проводить детальный анализ товарных запасов, динамики продаж. Самый простой вариант ведется в Excel, отводя каждому месяцу новую страничку.

В первую графу файла переносят полную информацию о товаре: производитель, вес, цена, вид упаковки.

Во второй отмечают объем поступлений в текущем месяце, в следующей - количество продаж.

Последняя графа - остатки по каждой позиции, отдельно записывают информацию по возвратам, испорченному или просроченному товару, результатам ежемесячных ревизий.

Аналитический способ лег в основу программного обеспечения для бухгалтерского учета.

В розничном магазине используют либо программное обеспечение, устанавливаемое на компьютер, либо бухгалтерские онлайн-сервисы. Выбор зависит от возможностей владельца бизнеса, привычек бухгалтера.

Инструкция ручного контроля движения товаров

Автоматизировать систему бухгалтерского учета, движения товаров могут позволить себе даже небольшие торговые точки. Мы расскажем пошагово, как вести учет товаров в небольшом продуктовом магазине или магазине одежды.

Первый шаг: прием товаров на склад

Любая поставка сопровождается накладными, счетами-фактурами (если поставщик - плательщик НДС). Для них заводят журнал приходных документов, в котором фиксируют номер, дату, сумму. Это можно делать вручную или на компьютере, используя Excel.

Второй шаг: внутреннее перемещение товаров

Со склада товары должны попасть в торговый зал или секцию не только физически, но и по бухгалтерским проводкам. Здесь можно поступить двумя способами: отдать товары под отчет продавцу или переместить в торговый зал, выписав внутреннюю накладную ТОРГ-12. Каждый отпуск со склада заносят в журнал или реестр внутреннего перемещения товаров.

Третий шаг: реализация

Магазин оснащается кассовым аппаратом в обязательном порядке, каждая покупка подтверждается кассовым чеком. Дополнительно контролировать продавцов поможет журнал продаж, ведущийся вручную, в который продавец записывает каждую проданную позицию. В конце смены между чеками и журналами делают сверку.

Как работает онлайн-касса, подробнее читайте .

Если товары продают юридическим лицам, то выписывают копию чека, ТОРГ-12, счет-фактуру, данные заносят в журнал.

По желанию владельца магазина, можно убрать второй этап учета, занося поставки на баланс торгового зала. Такой вариант приемлем для магазинов с небольшой номенклатурой или маленькой площадью торгового зала.

Юридические лица, работающие по упрощенной системе налогообложения, обязаны вести книгу доходов и расходов.

Расходы: закупка товаров, материалов для оказания услуг и т.п.

Доходы: деньги от реализации.

Книга ведется в электронном или бумажном варианте. Электронную версию распечатывают ежемесячно (ежеквартально), нумеруют листы, прошивают. Бумажная сразу ведется на пронумерованных, прошитых листах.

Сложнее юридическим лицам, плательщикам НДС. Они обязаны использовать план счетов бухгалтерского учета, контролировать наличие счетов-фактур, учитывать ассортимент по себестоимости и отпускной цене. Отдельно учитывают номенклатуру, наценку, НДС, расходы, финансовые результаты торговли.